Un expediente mal formado puede hacer perder un caso entero aunque el fondo esté bien resuelto: si el enunciado plantea dudas sobre dónde se presentó un escrito o qué documentos forman parte del expediente, la Ley 39/2015 tiene reglas muy concretas para resolverlo.
Dónde puede presentarse un escrito
El artículo 16.4 de la Ley 39/2015 enumera los lugares válidos de presentación: el registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirija el escrito, y los demás lugares y registros previstos legalmente. Tras la presentación, el artículo 16.3 obliga a emitir un recibo con copia autenticada, fecha, hora, número de entrada y relación de documentos presentados — el justificante que acredita, frente a cualquier duda posterior, que el escrito se presentó y cuándo. Si el escrito se presenta en un registro distinto del competente para tramitarlo, no se pierde ni se archiva: el propio artículo 16.4 obliga a remitirlo sin más trámite al órgano competente.
El archivo electrónico único
El artículo 17 obliga a cada Administración a mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos ya finalizados, con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad y conservación que exige la norma. No es una cuestión de almacenamiento informático sin más: es una garantía jurídica de que el expediente cerrado sigue siendo fiable después.
Qué forma el expediente, y en qué orden
El artículo 70 define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos, actuaciones y diligencias que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, además del índice que garantiza su integridad. Debe incluir, ordenados e indexados, los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que se hayan practicado. No todo lo que existe alrededor de un expediente forma parte de él: el artículo 70.4 excluye expresamente la información auxiliar o de apoyo, como notas internas o borradores, salvo que se incorpore formalmente al expediente por decisión expresa del órgano.
Documentos públicos y copias auténticas
Un documento público administrativo es, según el artículo 26, el válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas en los términos que la propia ley establece. Las copias de esos documentos solo tienen la consideración de auténticas cuando garantizan la identidad del órgano que las expide y del contenido copiado, en los términos del artículo 27 — una simple fotografía o reproducción sin esa garantía no produce los mismos efectos.
Lo que la Administración no puede volver a pedir
El artículo 28 limita la carga documental sobre la persona interesada: no debe exigírsele que aporte documentos que ya obren en poder de la Administración actuante o que hayan sido elaborados por cualquier otra, salvo que se oponga expresamente a su consulta o una norma exija otra cosa. Es una regla que conecta directamente con quién puede acceder a ese expediente y en qué condición —la cuestión de quién es interesado en un procedimiento administrativo— y con el momento en que el expediente empieza a formarse, que es el propio inicio del procedimiento administrativo.
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